1. การขึ้นต้นและลงท้ายให้เหมาะสม ก็เหมือนกับหลักการเขียนจดหมายโดยทั่วๆ ไป ควรเป็นข้อความที่สุภาพ เพราะการติดต่อกันในครั้งแรกนั้นถือว่าสำคัญ เพื่อเป็นการสร้างความประทับใจแก่กัน
2. เนื้อหาในตัวจดหมายต้องเป็นข้อความที่สุภาพเรียบร้อย ไม่พาดพิงเพื่อให้ผู้อื่นได้รับความเสียหาย ซึ่งผู้ส่งต้องรับผิดชอบในเนื้อหาเหล่านั้น เพราะสามารถเผยแพร่ไปยังบุคคลอื่นๆ ได้
3. งดการใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ในการเขียนตลอดประโยค (ในกรณีภาษาอังกฤษ) เพราะมันแสดงถึงการที่คุณกำลังตะโกนใส่เขา
4. ไม่ควรส่งจดหมายขยะ (Junk Mail) หรือจดหมายลูกโซ่แก่บุคคลอื่น เพราะจะสร้างความรำคาญให้แก่ผู้รับ และในบางครั้งเมล์เหล่านั้นอาจมีไวรัสปะปนไปด้วย
5. เมื่อต้องการแนบไฟล์หรือเอกสารอื่น ๆ ประกอบไปพร้อมกับเมล์ ควรย่อไฟล์ก่อนส่งไปพร้อมจดหมาย เพราะไฟล์ที่จะส่งไปพร้อมกับจดหมาย (attachment) ขนาดโตๆ จะทำให้ผู้รับปลายทางต้องรอดาวน์โหลดข้อมูล การที่เราส่งไฟล์ก้อนโต ๆ ไปให้เขานั้นเท่ากับเป็นการปิดกั้นเมล์อื่นๆ ที่จะถูกคนอื่น ๆ ส่งไปหาเขา เพราะถ้าตู้เก็บจดหมายของเขาเต็ม เขาก็ไม่สามารถรับอีเมล์ฉบับอื่นๆ ได้อีก
6. ไม่ควรส่งแล้วส่งอีก เช่น โปรแกรมฟ้องว่า "ส่งไม่ผ่าน" ก็เลยส่ง...ส่ง...แล้วก็ส่งจนกว่าจะผ่าน จึงทำให้ผู้รับได้รับอีเมล์ถึง 3 - 4 ฉบับติด ๆ กันเป็นฉบับเดิม สำหรับหนทางแก้ไขควรจะเขียนอีเมล์ขอโทษในฉบับสุดท้ายที่ส่งผ่าน เพราะโดยปกติแล้วการส่งจดหมายฉบับเดิมซ้ำ ๆ กัน มีความหมายไปในทาง การทวง การเตือน การตอกย้ำ หรือกวน...
7. หมั่นตรวจสอบจดหมายเป็นประจำ ตรวจเช็ค อ่านจดหมายและตอบจดหมายคืนให้กับผู้ที่ส่งมาด้วย เพราะถือเป็นมารยาทที่สำคัญและจำเป็นในการติดต่อสื่อสาร อีกทั้งเป็นการป้องกันไม่ให้ตู้จดหมายเต็มและไม่สามารถรับจดหมายฉบับใหม่ที่ถูกส่งเข้ามา พร้อมทั้งลบจดหมายที่ไม่ต้องการใช้แล้วออก รวมทั้งข่าวสารต่างๆ ที่เก่าให้ลบด้วย ซึ่งอาจบันทึกเก็บลงในพื้นที่ฮาร์ดดิสก์ของเครื่องได้ ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องการใช้อีก
ข้อมูลจาก http://apichetchet.exteen.com/20081126/entry-2
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น